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Registrierkassen effektiv dokumentieren
Registrierkassen Bedienungsanleitung - Absatz und Anrede des Benutzers
In längeren Texten, wie einer Registrierkassen Benutzerdokumentation, dienen Absätze sowohl zur Erleichterung beim Lesen, als auch zur Visualisierung der Textstruktur. Während Sätze jeweils einen Gedanken wiedergeben, entstehen Absätze durch die Verbindung von Sätzen, die in einem gedanklichen Zusammenhang stehen. Das bedeutet: - Eine Mitteilung, die mehr als einen gedanklichen Zusammenhang enthält, wird als Text in entsprechende Absätze zergliedert. - Aussagen, die inhaltlich zusammengehören, aber nicht verständlich in einem Satz ausgedrückt werden können, werden im Text zu einem Absatz zusammengefasst.
Die einzelnen Sätze in einem Absatz einer Benutzerdokumentation für Registrierkassen sind inhaltlich und logisch aufeinander bezogen. Es gibt verschieden Möglichkeiten, diese logischen Bezüge zur Benutzung der Registrierkasse herzustellen, in dem die Argumentation innerhalb eines Absatzes nach unterschiedlichen Gesichtspunkten aufgebaut wird. Hier wird unter Pyramiden-Struktur, Erzähl-Struktur oder argumentativer Struktur unterschieden. Die Strukturierung eines langen Textes, wie einer Benutzer- Dokumentation für Registrierkassen Systeme, in Absätze erleichtern dem Benutzer auch das Herangehen an den Text. Die Absatzstruktur macht ihm deutlich, dass er nicht gezwungen ist, einen langen, ungegliederten Text zu lesen, um eine Information zu finden, sondern dass der Text mehrere Einzelinformationen zur Registrierkasse enthält, die in kürzeren Schritten aufgenommen werden können. Der Leser einer Benutzerdokumentation für Registrierkassen Systeme kann entsprechende Pausen beim Lesen einlegen und so das Tempo bei der Aufnahme des Textinhaltes bestimmen.
In Benutzerhandbüchern findet man generell sehr häufig Passiv-Formen mit denen Vorgänge oder gar Arbeitsanleitungen für den Benutzer erläutert werden. Beispiel: - Durch das Kommando „DELETE file“ wird die Datei „file“ gelöscht. - Das Beispiel kann auch anders formuliert werden, wenn alle Kommandos in tabellarischer Form beschrieben werden:
Kommando Effekt
DELETE file Löschen der Datei „file“
Diese Formulierung wäre typisch für ein „Referenz“-Handbuch für Registrierkassen Systeme und ist bei gleichem Inhalt kürzer und damit vorzuziehen. Steht der Satz in einer Benutzer- Dokumentation für Registrierkassen Systeme, sollte der Benutzer direkt angesprochen werden:
- Mit dem Kommando „DELETE file“ löschen Sie die Datei „file“ in der Registrierkasse
Durch Passivkonstruktionen vermeiden die Autoren die Angabe des jeweiligen Akteurs, der in vielen Fällen für den Benutzer schwer zu identifizieren ist, weil er eine ihm unbekannte Systeminstanz ist. Passive Formulierungen sind daher meistens nicht notwendig und sollten der besseren Lesbarkeit und besseren Verständlichkeit wegen, in einer Benutzerdokumentation für Registrierkassen Systeme, vermieden werden.
Generell kann man sagen: Referenzhandbücher für Registrierkassen beschreiben, was die Registrierkasse kann und wie sie funktioniert. Der Benutzer ist dabei nicht unmittelbar angesprochen. Arbeits- und Bedienungsanleitungen erläutern hingegen, was der Benutzer tun muss, wenn er mit dem Registrierkassen System arbeitet. Hier sollte der Benutzer der Registrierkasse direkt angesprochen und Passivkonstruktionen auf jeden Fall vermieden werden.
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